Η ‘βάση δεδομένων’ (data base) είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση και οργάνωση πληροφοριών. Σίγουρα, την έχεις συναντήσει αρκετές φορές στην καθημερινότητα σου όπως στο ταχυδρομείο όταν αναζητάς ένα δέμα ή στο βιβλιοπωλείο όταν ψάχνεις έναν τίτλο βιβλίου. Η ‘Access’ είναι ένα λογισμικό της Microsoft που δημιουργεί και διαχειρίζεται βάσεις δεδομένων.
Στο άρθρο αυτό θα δούμε:
Πότε δημιουργήθηκε η ‘Access’
Η Microsoft προσπαθούσε να σχεδιάσει ένα πρόγραμμα διαχείρισης βάσεων δεδομένων ήδη από τα μέσα της δεκαετίας του 1980. Λίγο αργότερα, στα τέλη της ίδιας δεκαετίας, ανέπτυξε τη δική της βάση δεδομένων.
Στις 13 Νοεμβρίου 1992 παρουσιάστηκε η πρώτη έκδοση της βάσης δεδομένων που ονομάστηκε επίσημα ‘Access’. Έπειτα, το 1993, η συγκεκριμένη βάση βελτιώθηκε με την προσθήκη άλλων εφαρμογών της Microsoft. Επιπλέον, υπήρχε η γλώσσα προγραμματισμού ‘Access Basic’.
Τα βασικά στοιχεία της ‘Access’
Η ‘Access’ λειτουργεί όπως κάθε άλλη βάση δεδομένων, δηλαδή αποθηκεύει πληροφορίες και συνδέει διαφορετικά πράγματα μεταξύ τους. Αυτές οι διασυνδέσεις μπορεί να είναι απλές ή περισσότερο πολύπλοκες. Αποτελείται από έξι βασικά στοιχεία που ονομάζονται ‘αντικείμενα’ και είναι τα ακόλουθα:
- Ο πίνακας: Στο συγκεκριμένο στοιχείο, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να αποθηκεύσει δεδομένα. Αυτά δομούνται, όπως και στα λογιστικά φύλλα, σε σειρές, που έχουν την ονομασία ‘εγγραφές,’ και σε ‘στήλες’ (‘πεδία’).
- Το ερώτημα: Μία από τις πιο σημαντικές λειτουργίες της ‘Excel’. Χρησιμοποιείται για να εμφανιστούν τα περιεχόμενα του πίνακα, σύμφωνα με τις προτιμήσεις του χρήστη, αλλά και για να γίνουν υπολογισμοί, όπως σε μία αριθμομηχανή.
- Η φόρμα: Πρόκειται για ένα παράθυρο με το οποίο γίνεται η εισαγωγή των δεδομένων στους πίνακες. Κάποιες άλλες φόρμες υπάρχουν για την παρουσίαση και την αναζήτηση πληροφοριών.
Πού χρησιμοποιείται η ‘Access’
Η ‘ Microsoft Access’ είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης δεδομένων τόσο για επιχειρήσεις όσο και για μεμονωμένους χρήστες. Μία επιχείρηση μπορεί να βοηθηθεί από τη συγκεκριμένη εφαρμογή:
- Με τη δημιουργία δεδομένων για τον αριθμό των υπαλλήλων, τα προσωπικά τους στοιχεία και το ποσό που λαμβάνουν μηνιαίως για την εργασία που προσφέρουν.
- Με τη σύνταξη λίστας πώλησης ή αγοράς προϊόντων κλπ.
Μία σχολική δομή, μπορεί να χρησιμοποιήσει τη βάση δεδομένων ‘Access’ για να ελέγξει τους μαθητές και τις βαθμολογίες τους στα μαθήματα αλλά και τις προσωπικές πληροφορίες των εκπαιδευτικών.
Επίσης, οι εργαζόμενοι σε ένα ιδιωτικό ιατρείο έχουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσουν την εφαρμογή για να αποθηκεύουν τα δεδομένα των ασθενών τους. Οι προγραμματιστές λογισμικού βάζουν την ‘Access’ ως ‘υπόστρωμα’ για να δημιουργήσουν νέα προγράμματα λογισμικού.
Για να ξεκινήσεις τη χρήση της ‘Microsoft Access’, χρειάζεται να την εγκαταστήσεις. Προσφέρεται μαζί με το ‘Microsoft Office’ ή μπορείς να την αποκτήσεις ξεχωριστά. Μετά την εγκατάστασή της, κάνε κλικ στο εικονίδιο του προγράμματος. Θα δεις ένα σύνολο διαθέσιμων προτύπων που έχουν σχεδιαστεί για συγκεκριμένες χρήσεις.
Υπάρχουν πρότυπα για ‘επαφές’, για τη διαχείριση στοιχείων επικοινωνίας, για ‘γεγονότα΄, για την οργάνωση διάφορων γεγονότων κλπ. Εάν θες ένα έτοιμο πρότυπο, επέλεξε κάποιο και πάτησε ‘λήψη’. Διαφορετικά, επέλεξε μία κενή βάση δεδομένων. Κλίκαρε στο ‘αρχείο’ και διάλεξε ‘νέο’. Δώσε ένα όνομα που να ταιριάζει με το σκοπό που θα χρησιμοποιηθεί και εισήγαγε τα δεδομένα που θέλεις να αποθηκεύσεις.
Διαφορές της ‘Access’ από το ‘Excel’
Το πρόγραμμα της ‘Access’ μοιάζει με αυτό του ‘Excel’ καθώς και τα δύο χρησιμοποιούνται για να αποθηκεύουν δεδομένα. Ωστόσο είναι δύο διαφορετικά λογισμικά με αρκετές διαφορές.
Στο ‘Excel’ έχεις τη δυνατότητα κυρίως να δημιουργήσεις γραφήματα και υπολογιστικά φύλλα, ενώ στην ‘Access’ βάσεις δεδομένων. Η χωρητικότητα αποθήκευσης της ‘Access’ είναι πολύ μεγαλύτερη από αυτή του ‘Excel’. Ακόμη, η ‘Access’, μπορεί να εφαρμοσθεί από μικρό-επιχειρηματίες, σε αντίθεση με το ‘Excel’ που εφαρμόζεται περισσότερο από τους οικονομικούς αναλυτές.
Το ‘Excel’ έχει μικρότερη ευελιξία συγκριτικά με την εφαρμογή της ‘Access’. Με το ‘Excel’ ο χρήστης αναλύει δεδομένα ενώ με την ‘Access’ διαχειρίζεται τα δεδομένα.
Άλλη σημαντική διαφορά ανάμεσα στα δύο αυτά προγράμματα, έγκειται στην απώλεια των δεδομένων. Στην ‘Access’ υπάρχουν ελάχιστες πιθανότητες να χαθούν τα δεδομένα, κάτι που δεν ισχύει στο ‘Excel’, όπου το ποσοστό της απώλειας είναι ιδιαίτερα υψηλό.
Επίσης, το λογισμικό του ‘Excel’, δεν επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να το χρησιμοποιούν και να αλλάζουν τα δεδομένα. Αντίθετα, στην ‘Access’ μπορούν πολλοί χρήστες να προσθέσουν νέα δεδομένα.
Συνοψίζοντας, η ‘Access’ είναι ένα πολύ δημοφιλές λογισμικό δημιουργίας βάσεων δεδομένων που το επιλέγουν χιλιάδες προγραμματιστές παγκοσμίως για να αποκομίσουν τα οφέλη του.
