Θέλεις να δημιουργήσεις, να επεξεργαστείς και να μοιραστείς έγγραφα online; Ψάχνεις μια δωρεάν εναλλακτική του Microsoft Word; Αν ναι, διάβασε το άρθρο που ετοιμάσαμε και μάθε τι είναι το Google Docs, πώς λειτουργεί και σε τι χρησιμεύει.
Στο άρθρο αυτό θα δούμε:
Τι είναι το Google Docs / Έγγραφα Google
Το Google Docs ή τα Έγγραφα Google είναι ένας online επεξεργαστής κειμένων και εγγράφων, ο οποίος παρέχετε από τη Google στο πλαίσιο της υπηρεσίας Google Drive.
Το 2005 κυκλοφορεί από την εταιρία Upstartle το Writely, ένα διαδικτυακό λογισμικό επεξεργασίας εγγράφων. Τον Μάρτιο του 2006, η εταιρία εξαγοράζεται από τη Google, προσθέτοντας το Writely στη ‘φαρέτρα’ της. Από το 2006 μέχρι το 2012, η Google, εξαγοράζει άλλες δύο εταιρίες λογισμικού, την DocVerse, μια εταιρία διαδικτυακής συνεργασίας εγγράφων, και το Quickoffice, μια ιδιόκτητη σουίτα παραγωγικότητας δωρεάν λογισμικού για κινητές συσκευές. Με τις δυο αυτές αγορές, τον Οκτώβριο του 2012, η Google ανακοινώνει τη μετονομασία των εφαρμογών της σουίτας γραφείου Google Drive (Documents, Spreadsheets and Presentations) σε Google Docs (Docs, Sheets and Slides).
Με τη δημιουργία και κυκλοφορία του Google Doc, η Google, ‘χτυπάει’ για πρώτη φορά τη Microsoft Word, που μέχρι τότε κρατούσε τα ινία στην επεξεργασία αλλά και δημιουργία εγγράφου online. Τα Έγγραφα Google είναι διαθέσιμα και υποστηρίζονται από προγράμματα περιήγησης ιστού όπως το Google Chrome, το Firefox, το Internet Explorer, το Microsoft Edge και το Safari. Σήμερα, υπάρχουν πάνω από 25 εκατομμύρια χρήστες του Google Docs παγκοσμίως, ξεπερνώντας τη Microsoft Word που μετρά 4,6 εκατομμύρια χρήστες μηνιαίως. Είναι διαθέσιμο σε όποιον έχει λογαριασμό Gmail και μπορείς να έχεις πρόσβαση στα αρχεία σου από οποιονδήποτε υπολογιστή, tablet ή smartphone.
Σε τι χρησιμεύουν τα Google Docs – Πλεονεκτήματα
Με τη χρήση των Google Docs έχεις τη δυνατότητα να δημιουργήσεις έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις. Μπορείς να εκτελέσεις βασικές εργασίες, όπως να δημιουργήσεις λίστες με κουκίδες, να δημιουργήσεις Google Docs πίνακες, να εισάγεις εικόνες, σχόλια, τύπους και στήλες. Τα Google Docs επιτρέπουν την επεξεργασία αρχείων όπως και το ανέβασμά τους από τον υπολογιστή σου.
Σε σύγκριση με το Word, τα Google Docs έχουν αρκετά πλεονεκτήματα.
Καταρχάς, δε χρειάζεται να κατεβάσεις κάποια εφαρμογή στον υπολογιστή σου για τη χρήση του, καθώς είναι μια πλατφόρμα που βασίζεται στον ιστό και μπορείς να δουλέψεις διαδικτυακά. Σε αντίθεση με το Word, το οποίο αποτελεί κομμάτι του πακέτου Microsoft Office 365, το οποίο θα πρέπει να το αγοράσεις. Και οι δυο πλατφόρμες, παρέχουν δωρεάν online εκδοχές. Η διαφορά τους έγκειται στο ότι, με το Έγγραφο Word Online, θα έχεις περιορισμένη πρόσβαση στα εργαλεία που σου παρέχει, ενώ με το Google Docs κάτι τέτοιο δεν ισχύει.
Παρά το γεγονός ότι το Word είναι ένα εξαιρετικά εξοπλισμένο λογισμικό, παραμένει πιο πολύπλοκο σε σχέση με τα Έγγραφα Google, τα οποία είναι πιο προσβάσιμα και ευέλικτα. Για παράδειγμα, το Word, είναι συμβατό με λιγότερα λειτουργικά συστήματα, δεν επιτρέπει πρόσθετες ενσωματώσεις τρίτων και η πλοήγησή του μπορεί να γίνει εμπόδιο σε έναν νέο χρήστη. Ακόμα, αν κλείσεις ένα αρχείο Word κατά λάθος, χωρίς να έχεις αποθηκεύσει το αρχείο, κινδυνεύεις να χάσεις τα δεδομένα σου. Τα Google Docs όμως, διαθέτουν αυτόματη αποθήκευση. Τέλος, η βασική διαφορά τους είναι ότι το Google Docs είναι εντελώς δωρεάν ενώ το Microsoft Word, όχι.
Πώς λειτουργεί το Google Docs – Οδηγίες
Πώς λειτουργεί το Google Docs; Το πρώτο βήμα που έχεις να κάνεις για να ξεκινήσεις τη χρήση του Google Docs είναι να συνδεθείς με τον λογαριασμό της Google και στη συνέχεια να μπεις στην επίσημη σελίδα https://docs.google.com/. Από εκεί μπορείς να δημιουργήσεις αρχεία, να συντάξεις κείμενο και να ‘παίξεις’ με τα εργαλεία του Google Docs. Στη συνέχεια θα βρεις τις οδηγίες που χρειάζεσαι για να γίνει η πλοήγησή σου πολύ πιο εύκολή και να εκμεταλλευτείς στο έπακρο το Google Docs.
Δημιουργία εγγράφου online
Για να δημιουργήσεις ένα νέο έγγραφο το μόνο που έχεις να κάνεις είναι να επιλέξεις ανάμεσα στα ήδη έτοιμα templets ή να επιλέξεις ένα κενό. Σε περίπτωση που επιλέξεις ένα έτοιμο document, μπορείς ανά πάσα ώρα να το τροποποιήσεις ανάλογα με τα γούστα σου.
Σε περίπτωση που θες να δημιουργήσεις από την αρχή ένα αρχείο, πάτησε πάνω στο σύμβολο +. Θα σου εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο, το οποίο μοιάζει αρκετά με τη αρχική του Microsoft Word. Εδώ μπορείς να ξεκινήσεις να γράφεις την εργασία σου, να εισάγεις εικόνες, πίνακες και ότι άλλο επιθυμείς.
Google Docs ανέβασμα και επεξεργασία αρχείων
Ας δούμε τώρα πώς μπορείς να ανεβάσεις κάποιο αρχείο και πώς μπορείς να το επεξεργαστείς. Αφού έχεις επιλέξει να δημιουργήσεις ένα νέο έγγραφο, σύρε τον κέρσορά σου στην επιλογή File (Αρχείο) και επίλεξε Open. Από εκεί μπορείς να ανεβάσεις οποιοδήποτε έγγραφο έχεις αποθηκεύσει στο Google Drive σου, έχει μοιραστεί με σένα ή κάποιο έγγραφο που έχεις στον υπολογιστή σου. Στην επιλογή Upload μπορείς να κάνεις drag and drop όποιο έγγραφο θέλεις, και αυτό θα ανοιχτεί στο Google Docs.
Όσα αφορά την επεξεργασία αρχείων, μπορείς να κάνεις πολλά πράγματα. Αρχικά, το Google Docs παρέχει ορθογραφικό έλεγχο, καταμέτρηση λέξεων, φωνητική πληκτρολόγηση αλλά και τη δυνατότητα να εισάγεις παγκοσμίως αναγνωρισμένα βιβλιογραφικά συστήματα όπως APA, MLA κ.α. Όλα αυτά μπορείς να τα βρεις αν κλικάρεις πάνω στην ένδειξη Εργαλεία (Tools), όπως βλέπεις στην εικόνα από πάνω.
Επιπλέον, μπορείς να εισάγεις σχόλια, συνδέσμους, σύμβολα, ημερομηνία, πίνακες ακόμα και εικόνες, πατώντας με το κέρσορά σου την επιλογή Insert (Εισαγωγή). Στην εντολή Insert μπορείς να επιλέξεις κάποια εικόνα, την οποία μπορείς να τη κάνεις το εξώφυλλο της εργασίας σου. Μπορείς να αλλάξεις γραμματοσειρά, στυλ και μέγεθος, στη μπάρα εργαλείων, καθώς και να αλλάξεις τις ρυθμίσεις των κεφαλίδων. Στο Format (Μορφή) μπορείς να επεξεργαστείς το στυλ των παραγράφων και το διάστιχο, να εισάγεις bullets, να εισάγεις στήλες και να αριθμήσεις τις σελίδες σου.
Ακόμα, σε περίπτωση που θέλεις να βρεις κάποιο συγκεκριμένο κομμάτι μέσα στο έγγραφό σου ή έστω και μία λέξη, μπορείς πατώντας ctrl+f να ανοίξεις το παράθυρο της εύρεσης. Μη ξεχνάς, επίσης, ότι το Google Docs σου δίνει τη δυνατότητα να επεξεργαστείς τα έγγραφα σου ακόμα και χωρίς σύνδεση στο internet. Για να μπορείς να επεξεργαστείς αρχεία όταν βρίσκεσαι εκτός σύνδεσης θα πρέπει να ακολουθήσεις τα παρακάτω βήματα.
Αρχικά, πήγαινε, ενώ είσαι συνδεδεμένος στο ίντερνετ, στη σελίδα drive.google.com. Εκεί, κλίκαρε πάνω το γρανάζι, το οποίο βρίσκεται πάνω δεξιά της σελίδας, και επίλεξε Settings (Ρυθμίσεις). Στο μενού Ρυθμίσεις, επιλέξτε το πλαίσιο στην ενότητα Offline. Για να βεβαιωθείς ότι έχεις πλέον αυτή τη δυνατότητα, άνοιξε και πάλι τη σελίδα Google Docs, σύρε τον κέρσορά σου πάνω στις τρείς τελίτσες που βρίσκονται κάτω δεξιά από το έγγραφο που θες να επεξεργαστείς χωρίς σύνδεση και εκεί θα δεις ότι αναγράφεται η φράση Available Offline (Διαθέσιμο εκτός σύνδεσης). Πλέον, θα είσαι σε θέση να επεξεργάζεσαι τα έγγραφα Google ακόμα και όταν δεν έχεις πρόσβαση στο ίντερνετ.
Google Docs πίνακας περιεχομένων
Σε περίπτωση που πρέπει να εισάγεις πίνακα περιεχομένων σε μια εργασία σου, θα πρέπει να ακολουθήσεις τα εξής βήματα:
- Επίλεξε το κομμάτι του κειμένου σου που επιθυμείς να εισάγεις τον πίνακα περιεχομένων
- Στη γραμμή εργαλείων, κάνε κλικ στην επιλογή Normal Text. Θα σου εμφανιστεί μια λίστα με τις επιλογές Title (Τίτλος), Subtitle (Υπότιτλος), Επικεφαλίδα 1, 2, 3 και ούτω καθεξής. Επίλεξε πιο εξυπηρετεί τον σκοπό σου.
- Έπειτα, σύρε τον κέρσορά σου στην επιλογή Insert, που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων. Τέρμα κάτω θα δεις την επιλογή Table of Content (Πίνακας περιεχομένων). Επίλεξε ποιο από τα δύο θέλεις.
Ένας πίνακας περιεχομένων μπορεί να αναβαθμίσει τη ποιότητα της εργασίας σου αλλά και να κάνει την ανάγνωση της πολύ πιο εύκολη. Επιπλέον, το κείμενο σου θα φαίνεται πιο ευπαρουσίαστο, ελκυστικό και πιο εύκολο στον αναγνώστη να μεταβεί σε όποια ενότητα θέλει.
Πώς να κατεβάσετε και να μοιραστείτε ένα Έγγραφο Google
Για να κατεβάσεις κάποιο αρχείο στον υπολογιστή σου κάνε κλικ στην επιλογή File (Αρχείο), που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων, και να επίλεξε την εντολή Download. Από εκεί μπορείς να κατεβάσεις το έγγραφο σου σε μορφή: docx, odt, rtf, pdf, txt, html και epub.
Για να μοιραστείς το έγγραφό σου, πάνω δεξιά της σελίδας, θα βρεις την εντολή Share. Μόλις κλικάρεις αυτή την επιλογή θα σου εμφανιστεί ένα παράθυρο από όπου μπορείς να προσθέσεις το email των ατόμων που θέλεις να έχουν πρόσβαση στο έγγραφό σου ή να επιλέξεις άτομα από τις επαφές σου. Μπορείς, ακόμα, να επιλέξεις αν τα άτομα που μοιράζεστε το έγγραφό σας, μπορούν να το επεξεργαστούν ή να το σχολιάσουν. Στην εντολή ‘Δυνατή επεξεργασία’ μπορείς να επιλέξεις τα ακόλουθα:
- Δυνατή επεξεργασία: εδώ δίνεις τη δυνατότητα στα άτομα να επεξεργαστούν και να σχολιάσουν το έγγραφο.
- Μπορεί να σχολιάσει: τα άτομα μπορούν μόνο να σχολιάσουν αλλά όχι να επεξεργαστούν το έγγραφο.
- Δυνατή προβολή: τα άτομα μπορούν μόνο να δουν το έγγραφο αλλά δεν έχουν την άδεια να το επεξεργαστούν ή να το σχολιάσουν.
Αφού διαλέξεις αυτό που θες, πάτησε αποθήκευση.
Εν κατακλείδι
To Google Docs αποτελεί μια εξαιρετική εναλλακτική δημιουργίας και επεξεργασίας εγγράφων, η οποία είναι δωρεάν και φιλική προς τον χρήστη. Τώρα που έμαθες τι είναι το Google Docs, μπορείς να το δοκιμάσεις έχοντας ήδη σημαντικές γνώσεις για τη λειτουργία του. Η εύκολη χρήση του αλλά και η προσβασιμότητά του θα σε βοηθήσει πολύ στην εκπόνηση των εργασιών σου.
Αν παρόλα αυτά, κατά τη διάρκεια της εκπόνησης της εργασίας σου, θελήσεις να ζητήσεις την άποψη ενός εξειδικευμένου writer, μη διστάσεις να απευθυνθείς στην iziPen, τη #1 πλατφόρμα εκπόνησης φοιτητικών εργασιών, όπου στο δυναμικό της υπάρχουν ακαδημαϊκοί writers που μπορούν να ενισχύσουν, να διορθώσουν ή να αναλάβουν εξ ολοκλήρου τη συγγραφή της εργασίας σου στις χαμηλότερες τιμές της αγοράς.
